生産性の高い人が必ず使っている「11の裏技」
01.後回しは時間のムダ！すぐに対処する
生産性が高い人は、何かを中断することがない。タスクを2度に分けて行うことは、大きな時間のムダになるから。メールや電話を後回しにするべきではない。何かがあなたの注意を引いたなら、すぐに対処しよう。誰かに任せるか、処理を終わらせるのだ。
02.一日の仕事は「翌日の準備」で終える
仕事終わりに次の日の準備をしてから帰ることも重要。これには、今日達成したことを明確にし、次の日の生産性も保つという2つのメリットがある。ほんの数分しかかからないため、仕事終わりに行うものとしてはいい方法だといえる。
03.困難なタスクは何があっても先に完了
「カエルを食べること」は、先延ばしに対する最高の薬。生産性が高い人は、このおいしいご馳走で毎朝をスタートする。言い換えれば、「最も困難なタスクを1番始めに行う」ということ。それさえ終わらせてしまえば、後は自由に刺激のあるタスクを楽しむことができる。
04.“理不尽”には屈さずうまく対処する
緊急時には、判断力のない上司が今すぐ実行しなければならない重要なタスクに対して、横暴な行動をすることがある。その小さな行動が、後々大きな問題を生み出すことも。
もし、あなたが横暴な上司に屈してしまった場合は、自分自身で重要なタスクを行うことができず、数日あるいは数週間が過ぎてしまう。でも、何か問題が起こった時に、仕事を邪魔する物事を見極めてそれらを無視、または誰かに任せることができるのが生産性の高い人。
05.会議の終了時間を明確に伝える
最大の時間のムダは「会議」だ。生産性の高い人は、会議がダラダラと長続きしてしまうことを知っているので、開始時には「決まった時間に終了させよう」と全員に伝える。時間を制限することで、全員がより集中して効率的に議題に取り組むことができる。
06.言うべき時はハッキリと「NO！」
「NO」は、生産性の高い人が使うことを恐れていない強力な言葉。彼らは、「NO」と言う必要がある場合は、曖昧な言葉を避けハッキリと言う。「NO」と言うことが相手に対して敬意を払うことであり、心を満たすことができるものだと知っているから。
カリフォルニア大学サンフランシスコ校で行われた研究によると、「NO」と言うことができない人ほど、ストレスや虚脱感、鬱病を抱えやすいらしい。「NO」という言葉を賢く使い、気分と生産性を上げよう。
07.メールの機能をフルに活用する
常に送られてくるメールによって、タスクを中断することはしないのが生産性の高い人。スケジュールに従ってメールをチェックすることに加え、送信者によって優先順位を振り分ける機能を活用している。最も大切な取引相手に重要アラートを設定し、それらを処理するまでは他のメールをチェックしない。自動返信機能を設定し、送信者にメールをチェックしていると知らせる人もいる。
08.1つのタスクのみに集中！
研究者は「常にオンラインからの複数の情報にさらされている人は、何かを思い出してタスクを変える傾向がある」と言う。
脳は1度に1つのことにしか集中することができない。複数のタスクを行うことは効率性と生産性を低下させる。1度に2つのことを行おうとしても、脳には正常に両方のタスクを達成する能力がないのだ。
09.信頼できる人をフィルター役にする
必要な時は、他人と違うことをすることも恐れてはいけない。緊急時に電話できる番号を信用できる人に知らせておこう。その人をあなたのフィルターにして、物事はすべて彼らを通してから行うようにするのだ。この戦略は、優先度の高いタスクを完了するための防護壁のようなもの。
10.振れる仕事はとにかく振る！
生産性の高い人は、組織の中で自分が賢いだけでなく才能があることも知っている。彼らは自分のタスクに集中できるよう、仲間を信頼して仕事を任せる。
11.スマホはあくまでも仕事のために使う
テクノロジーは気晴らしに使用されることも多いため、非難を浴びる傾向がある。しかし、使い方次第ではあなたを集中させることもできる。
たとえば、優先順位を決めてメールの振り分けをし、アプリを利用してスマホで重要事項のアラートが鳴るよう設定するなど。この技術を使えば、在庫の価格や重要な取引先からのメールを見逃すこともない。
SNSのステータス更新のために、スマホを使う必要はないのだ。